BAB 14 : PENGELOLAAN PERUBAHAN ORGANISASI
Perubahan organisasi (Organization
Change) merupakan modifikasi substantive pada beberapa bagian
organisasi. Oleh karena itu, perubahan dapat melibatkan hampir semua
aspek dari suatu organisasi seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk
departementalisasi, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan
organisasi, orang-orang di dalam organisasi itu sendiri, dan lain
sebagainya. Setiap perubahan yang terjadi dalam organisasi memiliki
dampak yang besar bagi organisasi itu sendiri. Dan tentunya perubahan
itu diharapkan mampu memberi dampak positif yang membuat organisasi bisa
berjalan secara efektif dan efisien.
1. Dorongan Untuk Berubah
Adanya permasalahan yang terjadi dalam
sebuah organisasi menuntut sebuah perusahaan untuk berubah agar
kegagalan yang dihadapi dapat di antisipasi, dorongan untuk berubah di
pengaruhi oleh 2 faktor, yaitu faktor eksternal organisasi dan faktor
internal organisasi.
- Dorongan eksternal
Dorongan eksternal adalah dorongan untuk
berubah yang berasal dari lingkungan umum seperti pertukaran mata uang,
tingkat bunga international, inflasi, pesaing, pemasok, dan peraturan
pemerintah.
- Dorongan internal
Dorongan internal adalah dorongan untuk berubah yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri, misalnya dari tenaga kerja.
2. Perubahan Terencana Versus Perubahan Reaktif
Perubahan terencana (Planned Change) adalah perubahan yang dirancang secara berurutan dan tepat waktu sebagai antisipasi dari peristiwa di masa mendatang.
Perubahan reaktif (Reactive Change)
adalah perubahan atau respons bertahap terhadap peristiwa ketika
muncul. Perubahan reaktif dilakukan dengan cepat sehingga potensi untuk
perubahan yang disusun dan dilaksanakan bisa mengakibatkan kebobrokan
organisasi meningkat. Itu sebabnya perubahan terencana lebih dominan
dalam proses perubahan daripada perubahan reaktif.
B. MENGELOLA PERUBAHAN DALAM ORGANISASI
Perubahan organisasi merupakan suatu
fenomena yang kompleks, sehingga seorang manajer tidak bisa melakukan
suatu perubahan terencana secara langsung namun perlu perubahan secara
sistematis dan logis agar memiliki suatu kesempatan realistic untuk
berhasil. Untuk mengimplementasikan perencanaan untuk perubahan, manajer
perlu memahami langkah-langkah yang efektif dan bagaimana mengatasi
penolakan karyawan terhadap perubahan-perubahan yang efektif dan
bagaimana mengatasi penolakan karyawan terhadap perubahan.
1. Langkah-langkah dalam Proses Perubahan
Langkah-langkah dalam proses perubahan menurut Kurt Lwein yang kemudian disebut model Lewin adalah :
- Unfreezing, yaitu proses penjelasan perubahan kepada individu yang
akan terpengaruh oleh perubahan agar dapat memahami mengapa perubahan
itu diberlakukan.
- The Change it Self, yaitu perubahan itu sendiri, yang dimplementasikan / dihilangkan.
- Refresing, yaitu proses penekanan dan mendukung perubahan sehingga ia menjadi bagian dari sistem..
Selain model Lewin, ada juga langkah lain
seperti pendekatan komprehensif terhadap perubahan. Pendekatan ini
memerlukan pandangan sistwm yang memaparkan serangkaian langkah-langkah
spesifik yang sering menyebabkan keberhasilan suatu perubahan.
Langkah-langkah tersebut dapat dilihat pada bagan dibawah ini :
2. Memahami Penolakan akan Perubahan
Elemen lain dari manajemen perubahan yang
efektif adalah memahami penolakan yang seringkali mengikut perubahan.
Manajer harus tahu mengapa orang menolak perubahan dan apa yang bisa
mereka lakukan terhadap penolakan. Penolakan sering terjadi karena
ketidak pastian, kepentingan pribadi yang terencana, perbedaan persepsi
dan rasa kehilangan.
- Ketidak pastian
Seorang karyawan mengadakan penolakan
terhadap perubahan karena ketidak pastian. Dalam hal ini, akan muncul
kekhawatiran mengenai kemampuan mereka untuk memenuhi tuntutan pekerjaan
baru serta keamanan pekerjaan yang akan terancam.
- Kepentingan pribadi yang terancam
Banyak perubahan yang mengganggu
kepentingan pribadi dalam suatu organisasi, sehingga secara potensial
bisa mengurangi kekuasaan atau pengaruh mereka dalam organisasi.
- Perbedaan persepsi
Persepsi yang berbeda mengakibatkan
seseorang bisa menolak perubahan bahkan tak jarang perbedaan persepsi
ini mengakibatkan kerjasama antara manajer dan karyawan bisa kompleks.
- Rasa kehilangan
Rasa kehilangan terhadap sesuatu yang
dimiliki bisa membuat seseorang menolak perubahan yang terjadi. Sebagai
contoh dalam sebuah organisasi akan terjadi perubahan, tapi perubahan
itu bisa membuat dia kehilangan kekuasaan, status, dan keamanan kerja
sehingga kemungkinan untuk menolak perubahan itu terjadi.
3. Mengatasi Penolakan Terhadap Perubahan
Seorang manajer seharusnya tidak menyerah dalam menghadapi penolakan terhadap perubahan, tetapi melakukan teknik, antara lain :
Partisipasi merupakan teknik yang paling
efektif untuk mengatasi penolakan terhadap perubahan. Karyawan yang
berpartisipasi dalam perencanaan dan berpartisipasi dalam menerapkan
suatu perubahan lebih dapat memahami alasan dari perubahan tersebut.
Masalah ketidak pastian dapat dikurangi dari kepentingan pribadi dan
hubungan sosial lebih tidak terancam.
- Pendidikan dan komunikasi
Mendidik karyawan mengenai kebutuhan akan
perubahan dan hasil yang diharapkan dari suatu perubahan yang tertunda
seharusnya mengurangi penolakan mereka. Komunikasi yang terbuka juga
diharapkan mampu mengurangi penolakan selama proses perubahan serta
ketidak pastian dapat diminimalkan.
Prosedur fasilitas juga sangat penting
saat membuat sebuah perubahan. Ketika mengumumkan sebuah perubahan di
muka umum dan memberikan waktu bagi orang untuk melakukan penyesuaian
terhadap cara baru dalam melakukan berbagai hal bisa membantu mengurangi
penolakan terhadap perubahan.
Walaupun analisis bidang kekuatan mungkin
terdengar seperti sesuatu yang berasal dari sebuah film star trek,
namun analisis ini juga dapat membantu mengatasi penolakan terhadap
perubahan. Dalam setiap situasi perubahan, berbagai kekuatan bertindak
mendukung dan menolak perubahan. Oleh sebab itu, manajer mulai
mengumpulkan setiap rangkaian kekuatan dan berusaha untuk mempengaruhi
keseimbangan agar kekuatan yang memfasilitasi perubahan lebih besar dari
pada kekuatan yang menolak perubahan.
C. BIDANG-BIDANG PERUBAHAN ORGANISASI
Bidang-bidang perubahan dalam masing-masing kategori dapat dilihat pada tabel di bawah ini :
Struktur dan Rancangan Organisasi |
Teknologi dan Operasi |
Orang |
Rancangan
pekerjaanDepartementalisasiHubungan pelaporanDistribusi
otoritasMekanisme koordinasiStruktur lini-stafRancangan keseluruhan
Budaya
Manajemen SDM |
TeknologiPeralatanProses pekerjaanUrutan pekerjaanSistem pengendalian |
Kemampuan dan keterampilanKinerjaPersepsiEkspektasiSikapNilai |
Secara umum, sebagian besar campur tangan perubahan dilakukan dengan cara:
- Mengubah struktur dan rancangan
- Mengubah teknologi dan operasi
- Mengubah orang
- Merekayasa ulang dalam organisasi
D. PENGEMBANGAN ORGANISASI
1. Asumsi Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi (Organization development)
adalah suatu usaha terencana yang berskala organisasi, yang dikelola
dari puncak, dan dimaksudkan untuk meningkatkan efektifitas dan
kesehatan organisasi melalui referensi yang terencana dalam proses
organisasi yang menggunakan pengetahuan perilaku. Teori dan praktek dari
pengembangan organisasi didasarkan pada beberapa asumsi yaitu :
- Karyawan memiliki keinginan untuk tumbuh dan berkembang.
- Karyawan memiliki kebutuhan yang kuat untuk diterima oleh orang lain.
- Keseluruhan organisasi dan rancangannya akan mempengaruhi perilaku
individu dan kelompok dalam organisasi, sehingga perlu untuk mengambil
keuntungan dari keterampilan karyawan serta menghilangkan aspek-aspek
dari organisasi yang menghambat pertumbuhan karyawan, pengembangan dan
penerimaan kelompok.
2. Teknik-teknik Pengembangan Organisasi
- Aktivitas diagnostik
- Membangun tim
- Timbal balik survei
- Pendidikan
- Aktivitas antar kelompok
- Penyelesaian melalui pihak ketiga
- Aktivitas teknostruktural
- Konsultan proses
- Perencanaan hidup dan karierBimbingan dan konseling
- Perencanaan dan penetapan tujuan
3. Efektifitas dari Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi merupakan suatu
bentuk penting dari perubahan organisasi yang berfokus pada isu proses
efektivitas dari pengembangan organisasi bisa disebabkan oleh intervensi
maupun perubahan kondisi ekonomi dan faktor lainnya.
E. INOVASI ORGANISASIONAL
Inovasi (innovation) adalah usaha yang
terkelola dari suatu organisasi untuk mengembangkan produk atau jasa
baru, atau kegunaan baru dari produk atau jasa yang ada.
1. Proses Inovasi
Proses inovasi terdiri dari :
- Pengembangan Inovasi
- Aplikasi inovasi
- Peluncuran inovasi
- Pertumbuhan aplikasi
- Kematangan inovasi
- Penurunan inovasi.
2. Bentuk Inovasi
Bentuk inovasi terdiri dari :
- Inovasi Radikal Versus Inovasi Bertahap
Inovasi radikal (Radikal Innovation)
adalah produk, jasa, atau teknologi yang dikembangkan oleh suatu
organisasi yang sepenuhnya menggantikan produk, jasa, atau teknologi
yang ada dalam suatu industri.
Inovasi bertahap (Incremental Innovation) adalah produk, jasa, atau teknologi baru yang dimodifikasi produk, jasa, atau teknologi yang ada.
- Inovasi Technical versus Inovasi Manajerial
Inovasi Technical (Technical Innovation)
adalh perubahan dalam penampilan fisik atau kinerja dari suatu produk
atau jasa, atau proses fisik dimana suatu produk atau jasa dibuat.
Inovasi manajerial (Managerial Innovation) adalah perubahan dalam proses manajemen dimana produk dan jasa disusun, dibangun, dan diberikan kepada konsumen.
- Inovasi Produk versus Inovasi Proses
Inovasi Produk (Product Innovation)
adalah perubahan dalam karakteristik atau kinerja dari produk atau jasa
yang ada atau penciptaan dari produk atau jasa yang sama sekali baru.
Inovasi proses (Process Innovation)
adalah perubahan dalam cara produksi dan jasa dibuat, diciptakan, dan
didistribusikan. Inovasi proses secara langsung mempengaruhi manufaktur.
Dampak dari inovasi produk dan inovasi proses terhadap pengembangan ekonomi dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Gambar 4. Dampak dari inovasi produk dan proses terhadap pengembalian ekonomi.
Pengembangan |
Penerapan |
Peluncuran |
Pertumbuhan |
Kematangan |
Penurunan |
|
Inovasi produk |
|
|
Inovasi proses |
|
Ketika proses inovasi bergerak dari
pengembangan menuju penurunan, pengembalian ekonomi dan inovasi produk
secara berangsur menurun. Sedangkan pengembalian ekonomi dari inovasi
proses meningkat selama proses yang sama itu.
- Kegagalan untuk berinovasi.
Untuk tetap kompetitif dalam perkembangan
ekonomi saat ini, maka organisasi harus inovatif. Akan tetapi terkadang
organisasi gagal dalam berinovasi karena di pengaruhi oleh 3 faktor
yaitu :
Kurangnya sumber daya dalam sebuah
perusahaan atau organisasi menyebabkan organisasi itu tidak bisa
berinovasi, baik keterbatasan sumberdaya manusia maupun keterbatasan
sumber daya alam. Keterbatasan modal juga sering membuat program inovasi
atau tidak mempekerjakan yang diperlukan untuk menjadi inovator.
- Kegagalan untuk mengenali kesempatan
Ketidak mampuan dalam menyerap semua
inovasi, maka perusahaan perlu mengembangkan kemampuan untuk
mengevaluasi secara hati-hati untuk memilih salah satu inovasi yang
memiliki potensi terbesar. Untuk memperoleh keunggulan kompetitif. Suatu
organisasi harus membuat keputusan investasi sebelum proses inovasi
mencapai tahap matang. Jika organisasi tidak terampil dalam mengenali
dan mengevaluasi kesempatan yang ada, namun sebuah perusahaan tidak
boleh terlalu berhati-hati karena bisa menyebabkan kegagalan
berinvestasi pada inovasi yang nantinya akan menjadi keberhasilan bagi
perusahaan lain.
- Penolakan akan perubahan.
Kebanyakan organisasi cenderung untuk
menolak sebuah perubahan, padahal inovasi artinya mampu produk lama dan
cara lama dalam melakukan segala sesuatu dan menggantinya dalam produk
baru dan cara baru untuk melakukan suatu hal. Jenis perubahan ini
merupakan hal yang sulit bagi manajer dan anggota organisasi sehingga
memperlambat proses inovasi.
4. Mendorong Inovasi Dalam Organisasi
Ada 3 cara spesifik untuk mendorong inovasi, yaitu :
Sistem penghargaan adalah cara mendorong
dan tidak mendorong perilaku tertentu dari karyawan dalam suatu
perusahaan. Komponen utama dari sistem penghargaan termasuk gaji, bonus,
dan tunjangan. Menggunakan sistem penghargaan untuk mendorong inovasi
merupakan cara yang cukup mekanis dan teknik manajemen yang efektif. Ide
dalam pemberian penghargaan keuangan maupun non keuangan kepada
karyawan bisa menjadi motivasi tersendiri untuk mengembangkan ide
inovatif. Penting bagi organisasi untuk menghargai perilaku kreatif,
tapi perlu juga menghindari hukum kreativitas yang tidak menghasilkan
inovasi yang baik.
Budaya suatu organisasi adalah
serangkaian nilai, kepercayaan, dan simbol yang membantu membimbing
perilaku, Suatu budaya organisasi yang kuat, dan difokuskan dengan tepat
dapat mendukung aktivitas inovatif karena budaya bisa mengkomunikasikan
sebuah inovasi. Suatu budaya organisasi yang dikelola dengan baik dapat
mengkomunikasikan bahwa inovasi dihargai dan akan diberi penghargaan
dan bahwa kegagalan yang kadang terjadi dalam mencari ide baru tidak
hanya diterima tapi juga sudah diperkirakan.
- Intrapreneurship dalam Organisasi yang lebih besar.
Untuk menggunakan intrapreneurship dengan sukses yang inovatif dan inovasi, maka organisasi harus menemukan individu seperti :
1) Penemu (Inventor) adalah orang yang
benar-benar menyusun dan mengembangkan ide, produk, atau jasa baru
dengan proses kreatif.
2) Produk champion adalah seorang
manajer menengah yang mengetahui proyek, serta membantu mengatasi
penolakan dalam organisasi dan mampu meyakinkan orang lain dalam
menangani inovasi product champion biasanya memiliki pemahaman terbatas
mengenai aspek teknologi dari inovasi, tetapi ahli dalam mengetahui
bagaimana organisasi bekerja, dukungan siapa yang diperlukan untuk
mendorong proyek ke depan, dan siapa yang harus dihubungi untuk
mengamankan sumber yang diperlukan untuk pengembangan yang berhasil.
3) Sponsor adalah manajer tingkat
puncak yang menyetujui an mendukung suatu proyek. Orang ini mungkin
berjuang untuk, mendapatkan anggaran yang diperlukan untuk mengembangkan
suatu ide, mengatasi argumen yang menentang proyek, dan menggunakan
politik organisasi untuk memastikan kelangsungan proyek. Dengan seorang
sponsor, ide penemu memiliki kesempatan yang lebih baik untuk
dikembangkan.
kakak daftar pustaka darimana kak kalo boleh tau
BalasHapus